Verifikasi Substantif Pada Proses Perubahan Data Perseroan di Sistem Administrasi Badan Hukum (SABH)

Pelaksanaan Verifikasi Substantif adalah sebuah penilaian dan/atau pemeriksaan yang dilakukan secara mendalam atas isi sebuah dokumen yang diajukan permohonannya kepada DITJEN-AHU yang sifatnya kompleks dan melebihi pemeriksaan administratif pada umumnya. Penilaian atas pelaksanaan verifikasi substantif pada sebuah dokumen dilakukan untuk menilai konsistensi data dan kesesuaian data berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Per tanggal 27 Oktober 2025, DITJEN-AHU mengimplementasikan kebijakan Verifikasi Substantif atas setiap Perubahan Data yang dilakukan oleh Perseroan, seperti Perubahan Direksi, Komisaris, maupun Pemegang Saham. Kebijakan yang diterapkan tidak hanya untuk memastikan kesesuaian dokumen lengkap secara administratif oleh Pemohon (“Perusahaan”), namun guna memastikan setiap tindakan korporasi atau Perusahaan telah sesuai berlandaskan pada Good Corporate Governance, sebagaimana dimandatkan pada Undang-Undang Perseroan Terbatas (“UU 40/2007”) serta guna memastikan senantiasa terjaganya transparansi dan akurasi data badan hukum di Indonesia.

Pengaturan tentang verifikasi substantif atas perubahan data perseroan dilaksanakan berdasarkan ketentuan Peraturan Menteri Hukum Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2025 (“Permenkum 49/2025”). Pemeriksaan dan/atau Verifikasi Substantif yang dilakukan oleh DITJEN-AHU dilakukan guna memastikan kesesuaian data permohonan dengan dokumen eksisting yang telah diperbarui oleh Perseroan melalui konfirmasi Pemegang Saham.

Prosedur Verifikasi Substantif Atas Perubahan Data Perseroan Berdasarkan Permenkum 49/2025

Perubahan Anggaran Dasar dan/atau Perubahan Data Perseroan wajib ditetapkan melalui RUPS atau Keputusan Pemegang Saham di luar RUPS yang sifatnya mengikat[1]. Perubahan yang dilakukan wajib dituangkan dan dinyatakan dalam akta notaris berbahasa Indonesia dengan jangka waktu paling lama 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal keputusan RUPS ditetapkan/disetujui[2].

Apabila perubahan data perseroan berupa perubahan Anggota Direksi dan Dewan Komisaris, maka Direksi wajib melakukan pemberitahuan Perubahan Data Perseroan tersebut kepada Menteri melalui Direktur Jenderal untuk dicatat dalam Daftar Perseroan dalam jangka waktu paling lama 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal perubahan tersebut[3].

Sedangkan perubahan Anggaran Dasar dan/atau Perubahan Data Perseroan selain perubahan anggota Direksi dan Dewan Komisaris, maka selanjutnya diajukan kepada Menteri melalui Direktur Jenderal dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal Akta Notaris yang memuat perubahan Anggaran Dasar tersebut[4].

Setiap permohonan atas Perubahan Anggaran Dasar dan Perubahan Data Perseroan diajukan melalui Notaris dengan pengajuan secara elektronik melalui SABH untuk mengisi formulir perubahan[5]. Permohonan atas Perubahan Anggaran Dasar dan Perubahan Data Perseroan wajib dilakukan dengan mengunggah Salinan Akta Perubahan dan/atau Dokumen Pendukung.

Dokumen Pendukung yang dimaksud, sebagai berikut:

1. Notula RUPS, Perubahan Anggaran Dasar atau Keputusan Pemegang Saham di luar RUPS;
2. Akta pemindahan hak atas saham;
3. Surat rekomendasi dari Kementerian/Lembaga yang memberikan izin usaha;
4. Bukti pengumuman dalam 1 (satu) surat kabar;
5. NPWP;
6. Bukti setor modal Perseroan dari Bank atas nama Perseroan, Neraca Perseroan Tahun Buku Berjalan, atau Bukti Setor dalam bentuk lain;
7. Surat Keterangan mengenai alamat lengkap Perseroan dari Pengelola Gedung atau Instansi yang berwenang;
8. Penetapan atau Keputusan perubahan nama pemegang saham dari instansi yang berwenang;
9. Laporan Keuangan Tahunan; dan/atau
10. Dokumen Pemilik Manfaat Perseroan.

Selanjutnya, pemeriksaan atas permohonan perubahan Anggaran Dasar dan/atau perubahan data Perseroan akan dilakukan dengan melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian data isian formulir pengajuan permohonan perubahan dengan akta perubahan dan notula RUPS atau keputusan pemegang saham di luar RUPS yang diunggah serta data terakhir yang tercatat di SABH. Adapun pemeriksaan akan dilakukan dalam jangka waktu paling lama yaitu 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak permohonan diterima.

Lebih lanjut, atas permohonan Perubahan Data Perseroan bahwasanya DITJEN-AHU menekankan adanya Verifikasi Substantif pada Tiga Kelompok Perubahan Data Perseroan yang dinilai rawan mengalami sengketa, sebagai berikut:

1. Perubahan Direksi/Komisaris;
2. Peralihan Saham; dan
3. Perubahan Nama Pemegang Saham.

DITJEN-AHU melakukannya melalui konfirmasi yang dilakukan secara langsung kepada Pemegang Saham melalui alamat email Pemegang Saham yang terdaftar sebagai bentuk pemeriksaan dan guna memvalidasi bentuk pengajuan permohonan Perubahan Data Perseroan kepada Pemegang Saham sebelum diterbitkannya Surat Keputusan atau Surat Penerimaan Pemberitahuan oleh Direktorat Jenderal melalui SABH.

Kesimpulan

Kami merekomendasikan agar kepada Perusahaan untuk melakukan hal-hal sebagai berikut:

1. Perseroan, wajib memastikan dokumen permohonan Perubahan Data Perseroan melalui Formulir Pengajuan Permohonan Perubahan yang akan di ajukan melalui SABH telah sesuai dengan Dokumen Perubahan yang telah dituangkan dalam Perubahan Akta Notaris sebagaimana telah ditetapkan melalui RUPS atau Keputusan Pemegang Saham di luar RUPS yang sifatnya mengikat;
2. Perseroan wajib memastikan alamat email Pemegang Saham yang terdaftar telah sesuai dan tidak ada kesalahan dalam penulisan guna meminimalisir kendala dalam pelaksanaan konfirmasi oleh DITJEN-AHU kepada Pemegang Saham saat Verifikasi Substantif.

[1] Pasal 10 ayat (4) Peraturan Menteri Hukum Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2025

[1] Pasal 9 ayat (1) Peraturan Menteri Hukum Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2025

[2] Pasal 9 ayat (3) Peraturan Menteri Hukum Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2025

[3] Pasal 9 ayat (5) Peraturan Menteri Hukum Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2025

[4] Pasal 9 ayat (6) Peraturan Menteri Hukum Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2025

[5] Pasal 10 ayat (1) dan ayat (2) Peraturan Menteri Hukum Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2025